Cultura japonesa que agilizará tu negocio.
(Por Lic. Gonzalo Merlo)
La cultura Japonesa de la mano de sus mayores empresas, desarrolló un proceso exponencial y evolutivo para las empresas llamado Kanban, una herramienta para fortalecer el crecimiento.
Las empresas emergentes viven en un mercado que se mueve extremadamente rápido, y en el que un simple paso en falso puede desbaratar los planes de los emprendedores sin darse cuenta. Si no contamos con un método organizativo podemos darnos de bruces contra la realidad.
Pero afortunadamente existen metodologías que nos permiten aplicar formas ágiles e inteligentes de organizarnos. Una de ellas es la metodología Kanban, una palabra japonesa que significa “cartel”, y consiste en visualizar los flujos de trabajo de una tarea a través de la utilización de recursos gráficos en una estrategia de mejora constante de procesos.
Kanban: organización del flujo de trabajo
Inspirado en la metodología de trabajo de la compañía de autos Toyota, es una forma de organizar el desorden que rodea a muchos equipos que necesitan priorizar lo importante y conocer el flujo de trabajo y su proceso, con el fin de proporcionar al cliente un mejor servicio final. Que dentro de las mejores características se encuentran su sencillez, su escalabilidad y el gran beneficio de su utilización.
Este método se resume en 9 sencillos principios que son los siguientes:
- Empieza con lo que haces ahora mismo
No hay una forma concreta de ejecutar el método. Si ya posees un flujo de trabajo determinado, puedes adaptarlo a Kanban. Los cambios no son radicales desde el inicio.
- Persigue el cambio evolutivo y exponencial
Kanban está diseñado para evitar roces con tu flujo de trabajo actual. Los cambios radicales se desaconsejan por el hecho de que pueden provocar que pierdas el sentido de lo que haces. En cambio, se centra en hacer pequeños cambios, más que en reinventar la rueda.
- Respeta los procesos actuales, roles y responsabilidades
Tu modelo actual de trabajo puede no ser del todo malo, y eso es lo mejor de Kanban, que reconoce las ventajas de tu modelo y trata de mejorarlas evolutivamente. Es tu misión detectar qué se puede mejorar en cada fase del desarrollo del producto.
- Fomenta el liderazgo a todos los niveles
La definición de liderazgo ha cambiado mucho en los últimos años. Kanban empodera hasta a la persona que hace una pasantía. No necesitas ser el CEO para aplicarlo. Cada miembro de tu equipo debe tener una mentalidad de mejora continua, tratando cada día de hacerlo mejor y más rápido.
- Visualiza el Flujo de Trabajo
Es fundamental que puedas percibir el flujo de trabajo que se tiene por delante. Si eres capaz de ver todo lo que hay por delante, puedes definirlo, y por tanto acotarlo. La forma obvia es utilizar un panel con columnas de tu proceso. No todos los procesos son iguales, así que no todas las columnas tienen por qué parecerse. Define tu proceso con tus objetivos y responsables para tratar de que el Kanban te ayude al máximo. Utiliza post-its, rotulador o software, no hay una norma escrita.
- Limita el trabajo en proceso al máximo posible
Seamos sinceros, no es mejor trabajador el que más cosas empieza, sino el que más termina en mejor estado. No importa que seamos capaces de ponernos con veinte proyectos a la vez si solo sale uno en tiempo y forma. Calcula cuál es el tiempo para tener trabajos en proceso tolerable por tu equipo con un estándar de calidad. Igual al principio es un único proyecto, pero con la mejora de procesos y de calidad puede que cada día seas capaz de sacar más adelante.
- Gestiona el ciclo y evalúa
Una vez finalizado el primer ciclo Kanban, deberías hacerte preguntas. ¿Todo fluye bien? ¿Hay algún punto en el que nos hemos quedado atorados? No temas cambiar partes del proceso si ayudan.
- Las políticas del proceso deben ser explícitas
Todos deben conocer a la perfección el proceso y todos deben entenderlo. Si hay un solo miembro del equipo que no comprende alguna parte del proceso, o dicha parte es demasiado compleja, explícaselo o cámbiala. Todos deben saber la misma lengua.
- Mejora colaborativamente utilizando modelos y el método científico
Comparte tu modelo Kanban con personas de confianza u otros profesionales que no sean tu competencia. Discute con ellos. Mide siempre, desde el número de proyectos que salen, la calidad objetiva en cuanto a satisfacción del cliente, y no temas cambiar algo si consideras que puede funcionar. El feedback y la mejora continua es la piedra angular del Kanban, así que no dudes en preguntar y en cambiar.