(Por Lic. Gonzalo Merlo)
Cuando un equipo de los mejores diseñadores de productos de Apple se reunió con Steve Jobs para presentar el diseño de lo que finalmente se convirtió en iDVD, -una aplicación ahora desaparecida que permitía a los usuarios grabar música, películas y archivos de fotos digitales almacenados en sus computadoras en un DVD físico-, esperaban que su jefe quedara cautivado. Era un diseño hermoso y limpio, y aunque tenía una serie de características y funciones, estaban orgullosos de cómo habían optimizado la versión original del producto, que había requerido un manual de usuario de mil páginas.
Pero como pronto supo el equipo, Jobs tenía algo más en mente. Caminó hasta la pizarra y dibujó un rectángulo. Luego dijo: «Aquí está la nueva aplicación. Tiene una ventana. Arrastra tu video a la ventana. Luego haces clic en el botón que dice GRABAR. Eso es. Eso es lo que vamos a hacer».
Para los emprendedores, la simplicidad es rey. Nos esforzamos por diseñar productos que sean fáciles de usar, servicios de fácil acceso, sitios web y aplicaciones que sean fáciles de navegar, etc. En lo que respecta al producto final o la experiencia del cliente, hemos elevado la simplicidad a una forma de arte.
Entonces, ¿por qué gran parte de lo que hacemos a diario todavía está plagado de tanta complejidad?
Nos hemos acostumbrado tanto a la complejidad de todos los procesos de nuestra vida, que apenas nos damos cuenta. Peor aún, lo creamos sin darnos cuenta: ante lo que deberían ser problemas simples, buscamos soluciones más complejas para abordarlos. Luego, frustrados por la complejidad de esas soluciones, buscamos nuevas formas de facilitar ese complejo problema nuevamente.
A medida que continúa este círculo vicioso, agregamos capa tras capa de complejidad.
Esto es especialmente cierto cuando se intenta escalar una organización, lo que inevitablemente conduce a una expansión de la complejidad en todas partes. Los procesos se vuelven engorrosos. La coordinación en y entre equipos requiere más tiempo y esfuerzo. El trabajo que solía ser simple de repente se vuelve desesperante, innecesariamente complicado.
Pero una vez que eliminamos las capas innecesarias de complejidad, las tareas prioritarias que antes parecían tan abrumadoramente difíciles de repente se sienten factibles. Esto es cierto para prácticamente todo, desde el diseño y lanzamiento de un nuevo producto hasta la entrada en un nuevo mercado y la dirección de un equipo de rápido crecimiento.
En el primer libro, sostuve que identificar lo que es esencial requiere un sistema de priorización despiadado. Pero como escribo en mi nuevo libro, Effortless, para poder hacer esas cosas esenciales, se requiere una simplificación despiadada. Aquí hay algunos consejos:
Empieza desde cero
El año pasado lancé un podcast. Originalmente, las instrucciones que se suponía que debía enviar a cada invitado que se uniera a mí en el podcast consistían en quince pasos. Fueron abrumadores para mí incluso para leer, sin importar que los invitados realmente los siguieran y los hicieran.
Así que comencé desde cero y me pregunté: «¿Cuál es el número mínimo de pasos que alguien puede realizar para chatear conmigo a través de este software?» Una vez que tuve mi respuesta, reduje el proceso a dos simples pasos.
Cuando nos enfrentamos a un proceso o proyecto inmensamente complicado, nuestro instinto es tratar de reducirlo. Pero, ¿qué pasaría si lo abordamos desde el ángulo opuesto y comenzamos con una pizarra en blanco en su lugar?
Le sorprendería saber cuántas metas aparentemente complejas se pueden obtener y cuántas tareas aparentemente complejas se pueden completar en tan solo unos pocos pasos. Así que empieza desde cero y determina el número mínimo de pasos a partir de ahí.
Sacate el saco y la corbata, anda al grano
En un momento diminuto pero crucial del legendario cambio de tendencia de IBM, el entonces director ejecutivo Lou Gerstner invitó a Nick Donofrio, uno de sus líderes ejecutivos, a hablar en una reunión sobre el estado de la empresa. En ese momento, el formato estándar de cualquier presentación importante de IBM incluía retroproyectores y gráficos en transparencias que los empleados de IBM llamaban «láminas».
Como recuerda Gerstner, “Nick estaba en su segundo florete cuando me acerqué a la mesa y, tan cortésmente como pude frente a su equipo, apagué el proyector. Después de un largo momento de incómodo silencio, simplemente dije: «Hablemos de tu negocio» «.
Ese es el objetivo de la mayoría de las presentaciones: «simplemente hablar sobre su negocio». Entonces, la próxima vez que tenga que crear una presentación, presentar cifras de ventas o dar un informe de progreso, resista la tentación de agregar campanas y silbatos adicionales. No son solo una distracción para ti; también son una distracción para su audiencia. Por eso, cuando hago presentaciones, uso algunas diapositivas con menos de diez palabras en total.
Es posible que ya haya eliminado las funciones innecesarias de su producto. Ahora haga lo mismo con sus procesos, sus presentaciones y todo lo demás.
Maximiza la eliminación de pasos
Con demasiada frecuencia, intentamos simplificar nuestros procesos simplificando los pasos individuales. Pero, ¿y si simplemente los eliminamos?
Los pasos innecesarios son solo eso: innecesarios. Eliminarlos le permite canalizar toda su energía hacia la realización del proyecto importante. En casi todos los ámbitos, la finalización es infinitamente mejor que los pasos superfluos que no agregan valor.
Uno de los doce principios del Manifiesto Ágil establece: «La simplicidad, el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial». Con esto quieren decir que el objetivo es crear valor para el cliente, y si esto se puede hacer con menos código y menos funciones, eso es exactamente lo que debería hacerse.
Si bien esto se refiere al proceso de desarrollo de software, podemos adaptarlo a cualquier proceso cotidiano. Independientemente de cuál sea su objetivo final, recuerde: los pasos más simples son los que no sigue.
Esta publicación está adaptada del libro de Greg McKeown Sin esfuerzo: Hacer más fácil hacer lo que más importa (Penguin Random House)
