(Por Daniel Orsi, Director de SOS-Contador y Contador Público)
La factura electrónica llegó para quedarse ¿Qué hay que tener en cuenta?
En el último tiempo la AFIP anunció varios cambios en la facturación y registración. Con sus resoluciones N° 4.290, 4.291 y 4.292 – B.O. 03/08/18 dispuso que a partir de octubre 2018 todos los monotributistas deberán emitir sus facturas mediante el sistema electrónico. Esta decisión busca flexibilizar el uso de las distintas alternativas de emisión de comprobantes, que respalden las operaciones de los sujetos obligados, pero ¿cuándo comienza a regir y a quienes alcanza?
En sus inicios la factura electrónica era obligatoria sólo para Responsables Inscriptos y Monotributistas de las categorías más altas, pero a partir de octubre próximo pasará a ser obligatoria también para las categorías más bajas del monotributo. Esta herramienta permitirá a la AFIP contar con información en tiempo real, tanto de las facturas emitidas como de las ¨facturas recibidas¨ por los contribuyentes.
Todos los monotributistas deberán confeccionar facturas electrónicas mediante facturación online en la página de AFIP o bien a través de Web Service, confeccionando las facturas desde un sistema de facturación y tramitando el CAE de cada comprobante mediante la interacción del sistema con los servidores de AFIP.
Es indispensable que el monotributista conozca los aspectos contables y fiscales a tener en cuenta, no solo para tomar decisiones de manera oportuna en beneficio de su negocio sino también para operar de acuerdo a las reglamentaciones vigentes de nuestro país.
Recomendaciones sobre factura electrónica y obligaciones fiscales
Conocer el sistema de recategorización: Actualmente los monotributistas cuentan con dos fechas anuales para analizar su situación y proceder a recategorizarse. Si se superan los parámetros de la categoría registrada, o si se contara con indicios de que los consumos del contribuyente no se condicen con la condición de su categoría, AFIP podrá recategorizar de oficio.
Controlar los topes y categorías: Se realiza a fines de junio y diciembre, que son las dos fechas de corte para control y cambio de categoría. Es fundamental llevar el control de la facturación mensualmente, ya que debe compararse siempre con los últimos 12 meses y con la tabla de montos anuales que publica AFIP. Lo anterior dará un alerta en caso de requerirse un cambio de categoría o cuando sea preciso cambiar a la condición de Responsable Inscripto, si se supera la categoría más alta de monotributo.
Estar al día: Para eso es necesario conocer las reglas sobre las que se rige esta obligación fiscal. No contar con la información contable actualizada, impide tener un panorama completo y claro sobre la situación financiera de la empresa. .
No olvidarse de las compras y gastos del negocio: Este es un punto fácilmente olvidable por parte de los monotributistas, pero AFIP tiene información de lo que les facturan los proveedores y prestadores del servicio. Si bien no juegan en los parámetros de facturación en las tablas de AFIP, estos datos sí son tenidos en cuenta para analizar la razonabilidad de la información. Las ventas menos las compras y gastos deben justificar los consumos personales.
Llevar un control: Es imprescindible llevar un control de los gastos de tarjetas de crédito y débito, colegios privados, expensas, viajes al exterior, compra de divisas, compra de bienes registrables, pago de cuotas, etc. Por otra parte, es importante justificar todos los gastos generados por y para la empresa.
No cometer errores en el armado de las facturas: Debemos prestar mucha atención al momento de completar los campos en la web de AFIP. Los datos de nuestros clientes, el tipo de prestación y las cantidades comercializadas deben ser exactos, a fin de que los ingresos estén correctamente comprobados.
Pagar en tiempo y forma: Se recomienda realizar los pagos que exige la AFIP a tiempo para evitar recargos, actualizaciones o multas.
Acudir a la ayuda de plataformas contables: Actualmente existen plataformas especializadas para llevar la contabilidad online en las que es posible apoyarse para procesar, integrar y mantener actualizada la información contable y fiscal, bajo los requerimientos que la ley establece. Algunos sistemas cuentan con controles automáticos que alertan cuando los parámetros se aproximan a los topes de cada categoría.
Conservar la documentación fiscal: Se recomienda guardar toda la documentación al menos por un periodo de 7 años.
